Канбан, Agile, Scrum — что выбрать для управления проектами

Управление проектами и процессами — это то, с чем приходится сталкиваться каждой компании, будь то производство чего-то материального или продуктов интеллектуальной деятельности. Лидеру или руководителю проекта, который хочет разобраться в современных системах управления проектами и процессами, важно понимать 2 вещи:

1. Какие есть вспомогательные инструменты, методы управления проектами и процессами.
2. Соответствуют ли они потребностям вашего бизнеса и вашей команды?

Когда следует задуматься об оптимизации или изменении привычной системы управления компанией? При изменении внешней среды (например, становится больше конкурентов) меняются потребности клиентов — уровень привычного сервиса их уже не устраивает. В общем, когда нужно идти в ногу с темпами быстро меняющегося рынка.

Давайте рассмотрим современные подходы к управлению проектами и процессами в компании.

Скрам: что это такое и зачем он нужен

Скрам — самый популярный подход к управлению проектами, он существует с 1995 года. Основатели этого метода Кен Швабер и Джефф Сазерленд изначально создали его для ИТ-проектов. Но позже оказалось, что он применим и к любым другим. Скрам — это рамочная практика, в рамках которой есть предписанные действия, которые необходимо выполнять, и предписанные роли: владелец продукта, скрам-мастер, команда.

Владелец продукта — это человек, который отвечает за определение приоритетов разработки продукта. Скрам-мастер — это человек, который помогает команде стать самоорганизованной, можно сказать, что это наставник команды. Особенность команды в Scrum в том, что любой ее член равноправен и обладает полной информацией о продукте: он может рассказать клиенту все о продукте, а не только о том сегменте, над которым работает; получать обратную связь и обсуждать ее с командой, участвовать в разработке совместного решения.

В Scrum есть определенные артефакты: бэклог спринта, бэклог, инкремент продукта и другие (все их можно посмотреть в руководстве по Scrum). То есть это некие рамки процесса, которые предписывают, как нам нужно действовать, и с определенной периодичностью — в виде спринтов.

Сейчас Scrum используется практически повсеместно в управлении проектами, но основное его предназначение — управление процессами в режиме неопределенности. Когда мы не знаем, что будет, если мы реализуем какую-то гипотезу, внесем изменения в качество обслуживания или доработаем существующий продукт. То есть когда результат непредсказуем, не виден, не сразу ясен, когда есть только предположения. И, только сделав следующий шаг, будет понятно, что будет на следующей итерации. Поэтому в основе Scrum лежат короткие спринты (2 недели, месяц).

Классическое управление проектами

Другая категория инструментов — это классические подходы к проектированию. Проверенный временем метод, которым десятилетиями руководствуются в управлении проектами. И эффективно работает, когда неопределенность гораздо ниже: когда понимаешь, какие входные требования, какие ограничения, когда результат более понятен и можно строить план на длительный период. То есть проектные подходы помогают эффективно организовать планирование на длительный период, когда образ результата ясен.

Здесь можно привести в пример строительство дома: ведь мы никогда не строим по принципу «начнем, а потом по ходу дела разберемся, как будем строить следующие этажи». Есть архитектурный проект, строительная смета — здесь можно применять дизайнерский подход. Таким образом, практики управления проектами возникли еще до появления Scrum, но часто в условиях неопределенности этому методу не хватает гибкости.

При долгосрочном планировании без внесения корректировок на каждом промежуточном этапе более 80% проектов оказывались провальными (либо по деньгам, либо по срокам). Поэтому нужна была альтернатива, которая помогала бы двигаться к цели более короткими циклами, с возможностью корректировки и пересмотра ключевых метрик и параметров.

Agile: что это такое и зачем он нужен

И какое место Agile среди проектных практик? Здесь важно понимать, что Agile — это вовсе не практика, это философия управления проектами. Который возник в том числе и под влиянием успешного внедрения Scrum.

Как возник Agile?

Основатели Scrum Швабер и Сазерленд встретились в 2000 году на горнолыжном курорте на конференции с другими успешными менеджерами, чтобы выработать общую стратегию эффективного управления проектами, некий общий подход, который вобрал бы в себя все существующие на данный момент наработки в этой области. И сформулировали Agile Manifesto — набор ценностей и идей, которые можно использовать для улучшения качества работы.

Есть 4 значения:

• Командная работа и люди важнее, чем процессы и инструменты.
• Работающий продукт важнее письменной документации.
• Сотрудничество с клиентом важнее, чем согласование условий договора.
• Готовность к изменениям важнее жесткого планирования.

И 12 принципов Agile:

• Потребности клиентов на первом месте.
• Корректировка требований к продукту/проекту в процессе разработки.
• Соблюдение установленных сроков.
• Сотрудничество между заказчиком и подрядчиком.
• Поддержка и мотивация для всех, кто работает над проектом.
• Эффективная коммуникация между разработчиками.
• Метрики для измерения прогресса и результатов.
• Придерживайтесь темпа работы, чтобы не срывать сроки сдачи проекта.
• Обратите внимание как на технические детали, так и на дизайн.
• Создайте простой и понятный рабочий процесс.
• Коллегиальное принятие решений: не только руководство, но и все участники проекта могут влиять на процесс принятия решений.
• Адаптация к постоянно меняющейся среде и гибкость.

Это те ценности и принципы, которыми следует руководствоваться, чтобы получить успешный результат, улучшить имеющиеся результаты работы. Они об эффективных и экологичных отношениях с клиентом и о корпоративной культуре. Но они не практичны — их нельзя применять в чистом виде, как каркас, к своей деятельности. За ними можно следовать или не следовать, они подобны фильтрам принятия решений.

То есть нужно понимать, что Scrum — это практический метод, а Agile — это культура, основанная на этом и других подобных методах (XP, TDD). То есть вы не можете работать по Agile, но можете разделять принципы и ценности Agile.

Принципами Agile должны руководствоваться команды, которые находятся в зоне неопределенности, где нужно иметь четкий контакт с клиентом. Agile как раз поможет наладить такой контакт.

Канбан: что это такое и зачем он нужен

Как появился Канбан и как он связан с Agile и Scrum? В 2004 году выходец из Microsoft Дэвид Андерсон придумал подход, который позволил бы облегчить разработчикам большое количество задач и сделать их работу более комфортной. За основу он взял идеи Toyota, объединенные термином «бережливое производство». Но изначально они были придуманы для автомобильного производства по конвейерному принципу, и Андерсон пытался их творчески интерпретировать и переложить на ИТ-разработку. Так появились канбан-доски, канбан-наклейки и другие наборы практик, которые впоследствии стали называться канбан-методом.

Канбан подходит только для интеллектуальной деятельности, а не для производства, где что-то делают руками. Канбан — это не такой фреймворк, как Scrum. Канбан — это «улучшитель» процессов. Существуют различные инструменты (их около 150), которые можно применять к любым интеллектуальным процессам с целью улучшения их понимания и обслуживания клиентов.

Канбан не означает революцию, он предполагает, что ваш процесс уже хорош. Но для того, чтобы улучшить его и сделать клиента более довольным, можно использовать определенные инструменты. То есть вы не можете работать по Канбану (это как ящик с инструментами), но можете работать по Скраму.

Канбан имеет 6 основных категорий:

• визуализация;
• ограничение незавершенного производства;
• петли обратной связи;
• явные правила;
• управление потоком;
• управление изменениями на основе моделей и данных.

Основные условия применения Канбан-метода — интеллектуальная активность (не когда мы что-то делаем руками) и умение визуализировать процессы (с помощью карточек, наклеек или графиков работы). С помощью Канбана вы можете улучшить как процессы Scrum, так и методы управления проектами.

Если говорить о принципах Agile в контексте Канбана, то методы Канбана применимы как к процессам, разделяющим эти ценности, так и ко всем остальным. В том числе и при обычном управлении, когда сроки выполнения задач контролируются вручную, можно использовать инструменты Канбан. То есть инструменты Канбана не находятся под «зонтиком» Agile, как в случае со Scrum, этот метод шире.