Тендер – это большие клиенты и большие деньги. Или большие проблемы? Когда я был владельцем агентства, я набил много шишек на различных тендерных площадках. Поделюсь с вами своим опытом: расскажу о подводных камнях закупок для небольших компаний, а также о том, как подготовиться к борьбе за заказ, если вы все-таки решили в нее вступить.
Тендерами называются аукционы для определения наиболее выгодного поставщика товаров и услуг. Ряд организаций в России — государственных, с госучастием, а также крупных коммерческих — обязаны объявлять тендеры на закупку товаров и услуг: размещать заказы на специальных сайтах, чтобы в них могла участвовать любая компания.
Объем тендерных закупок в России регулируется двумя законами:
-
- Для проведения государственных торгов: Федеральный закон (ФЗ) № 44 «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».
-
- Для коммерческих закупок: Федеральный закон № 223 «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».
Почему тендеры — это сложно
Тендер побеждает та компания, которая в полном соответствии с требованиями заявки предлагает лучшие условия. Для крупных компаний это дает преимущества, для мелких – создает трудности.
Требования к исполнителям
Для участия в цифровом тендере компания должна соответствовать ряду требований:
-
- по организационно-правовой форме – чаще всего для оформления тендера требуется не ИП, а ООО, ЗАО и так далее;
-
- по количеству сотрудников – обычно это 20-30 человек, и если часть коллектива получает «серую» зарплату, подтвердить эту цифру не получится;
-
- наличием сертификатов рекламных систем — зачастую не только у таргетологов, но и у всех членов команды;
-
- по суммам на балансе и совокупному годовому доходу;
-
- отсутствием проблем с налоговыми и юридическими скандалами — причем не только для компании в целом, но и для директора и учредителей в частности;
-
- отсутствием долгов перед банками;
-
- по безаварийной истории участия в тендерах и так далее.
Другими словами, для участия в тендере компания должна подтвердить, что существует давно, платежеспособна, не имеет юридических проблем и не находится в стадии банкротства. Три четверти агентств в таких условиях ликвидируются практически сразу.
Регулируемый процесс
Для участия в тендере необходимо подать большой пакет документов в строго определенный срок. Состав пакета зависит от условий покупки: это коммерческое предложение плюс обоснования, сертификаты, выписки и так далее – вплоть до копии договора аренды.
Если чего-то не хватает или неправильно оформлено, участник выбывает из списка претендентов.
Непонятные условия
В заявке не всегда четко прописаны условия и тонкости, а общение с организаторами для уточнения зачастую оставляет желать лучшего.
Чаще всего участник общается с заказчиком через тендерную площадку, и ответы на его вопросы могут оказаться неполными или неясными — ведь это не телефонный разговор.
Демпинг более крупными конкурентами
Крупные агентства обычно участвуют в партнерских программах поставщиков услуг и могут покупать рекламу на особых условиях. Это дает им возможность взимать почти нулевую или даже отрицательную комиссию, которую небольшая компания не могла бы себе позволить, работая в убыток.
Недобросовестная конкуренция
У клиента может быть фаворит. Одни тендеры проводятся для конкретной организации-исполнителя, другим сложно выполнить условия закупки. Бывает, что для получения тендера участнику приходится искать еще несколько исполнителей с худшими предложениями.
Бывает, конечно, и так, что все происходит честно. Но и в этом случае система определения победителя может быть сложной, с высокой степенью субъективизма.
Тяжесть обязательств
Компания, выигравшая тендер, обязана его выполнить. Поэтому здесь важно действовать со всей возможной осторожностью. Стремление небольшого агентства пробиться на рынок и заполучить крупного заказчика путем демпинга может закончиться банкротством.
Конфиденциальность контракта
Практически все тендеры проводятся с подписанием NDA. Такие клиенты часто не хотят, чтобы о них говорили, то есть это дело нельзя включать в портфолио.
Что делать, если тендеры еще не для вас
Если вы понимаете, что не готовы конкурировать с крупными игроками на таких условиях, возможно, имеет смысл отложить более близкое знакомство с тендерами на период, когда у вашей компании будет больший запас прочности. А пока можно попробовать уйти от тендеров с меньшими заботами и рисками:
-
- Станьте субподрядчиком агентства, выигравшего тендер.
- Обсудите с заказчиком возможность работы без тендера. У крупных коммерческих компаний часто есть возможность пройти без конкурса контракты с бюджетом до определенной суммы – например, до 300 000 рублей.
Если вы все же хотите попробовать свои силы, есть несколько нюансов, которые необходимо знать.
Что нужно для участия в тендере
Покупки — это океан, в котором плавают большие акулы. Для этого требуется надежная команда, в которой вы уверены, и большой бюджет, которым вы можете управлять. Так что если вы твердо решили попробовать свои силы на этом нелегком пути, вам обязательно понадобятся:
-
- Выделенный сотрудник, который ищет тендеры, общается с сайтом, готовит документы: анализирует тендеры и KPI, понимает, какие тендеры делаются для конкретного агентства, а в каких стоит участвовать, и все делает вовремя. Сотрудник, который попытается совместить задачи из тендеров со своими рабочими — например, продавец — моментально застрянет в документации.
-
- Выделенная группа специалистов, которая занимается подготовкой тендера и формирует тендерное предложение. И тут нужно быть готовым к тому, что масштабные стратегии и расклады будут разрабатываться бесплатно. Если не выиграть тендер, работа будет потеряна, а ее результаты не всегда могут быть пригодны для дальнейшего использования.
-
- Готовность работать на условиях постоплаты. Почти все государственные тендеры устроены так: вы тратите свои деньги, заказчик их потом компенсирует. Срок оплаты по договору часто достигает 90 дней, а бывает и так, что клиент затягивает процесс, не соглашаясь с некоторыми положениями отчета. И кредит тут не вариант — проценты сожрут всю выгоду. Для крупных агентств рекламные системы имеют особые условия, но условия постоплаты системы не всегда коррелируют с клиентскими. Лучшим решением здесь может стать бесплатная постоплата от eLama, которая предоставляется клиентам на индивидуальных условиях и может корректироваться в зависимости от лимита и сроков.
-
- Также огромным плюсом будет контакт на стороне заказчика — человека, который сможет объяснить, что действительно нужно организатору аукциона, что он хочет и не хочет видеть в коммерческом предложении, каков допустимый процент комиссии.
С негосударственными тендерами все несколько проще — это зависит от учредительных документов и бизнес-процессов компании. Но у них своя бюрократия, и соблюдение сроков не менее важно.
Где найти информацию о тендере
Основной площадкой для размещения государственных тендеров является ЕИС Закупок. Для участия в этих аукционах вам потребуется оформить электронную подпись, а также зарегистрировать свою компанию на сайте госуслуг и в Единой информационной системе закупок – ЕИС.
Негосударственные компании размещают заказы на сайте Bidzaar. Правда, много тендеров не из цифровой сферы, но можно поискать и найти что-то более подходящее. Для поиска подходящего жилья необходимо авторизоваться. Вы можете осуществлять поиск по ключевым словам и тегам сайта.
Дополнительный плюс Bidzaar — возможность получать уведомления о ходе торгов в Telegram.
У ресурса «Состав» есть собственная тендерная площадка. Кроме того, в ленте новостей на сайте проекта время от времени публикуются анонсы с начала торгов и подборка тендеров.
Многие крупные коммерческие организации имеют раздел закупок на своих веб-сайтах, который они время от времени обновляют. Например, в архиве закупок «Медси» несколько десятков тендеров на различные маркетинговые услуги.
Тендеры — это множество факторов, которые нужно учитывать, множество неизвестных и большой объем работы без гарантии результата. Но если цель стоит того, чтобы оправдать все потраченные деньги, почему бы и не попробовать. Хорошая подготовка и упорная командная работа могут творить чудеса. Удачи в ваших проектах!
Специальная подборка для Вас