ДУМУ и БТЛ РА: как федеральным и местным ведомствам выстроить взаимодействие? | Новости

Дорожная карта разработки и реализации проекта взаимодействия федеральных и местных ведомств подготовлена ​​при сотрудничестве регионального комитета РАМУ и Российской BTL Ассоциации. «Созданный на принципах партнёрства и равноправия документ создаёт своеобразную платформу для цивилизованного взаимодействия, позволяет проводить тонкую настройку и закладывает основу для дальнейшего развития отрасли в целом», — уверен я. Роман Кореневский, секретарь Российской BTL Ассоциации, руководитель РА Пилот. По мнению эксперта, наличие единых стандартов и принципов в работе позволит лучше ориентироваться при взаимодействии, а значит, повысит качество работы, упростив при этом коммуникацию между местными и федеральными игроками.

Дорожная карта объединяет ключевые этапы и блоки совместной деятельности, включая сроки, виды и стандарты качества услуг, ценообразование, отчетность и примеры документации. Связь между федеральными и местными агентствами, как отмечалось Николай Присадов, член Совета РАМУ, председатель комитета региональных агентств РАМУ, директор PromoSpace, – это емкий и многосторонний процесс, который осложняется рядом вопросов: необходимостью планирования всех этапов реализации в сжатые сроки и обеспечения их документирования, соблюдения процедур и требований заказчика. Говоря о целях дорожной карты, эксперт добавляет: «Очень важно в нынешних условиях, когда многие клиенты перестроили свой бизнес и в короткие сроки запускают проекты, дать рынку готовые решения, позволяющие быстро выстраивать операционные процессы и экономить время и ресурсы для масштабирования проектов».

В руководстве описан жизненный цикл проекта, состоящий из тендера, периода подготовки, фактической реализации и закрытия. Сотрудничество строится на основе партнерства, документов и тарифов.

Организация тендеров

Процедура торгов разделена на три блока. В рамках заявителя оцениваются бюджеты, ресурсы, каналы и KPI, схемы реализации, креативные идеи. На этом этапе клиент формирует тендерный запрос, который представляет собой электронное письмо с информацией о бренде и продукте, описанием механики и задач, а также шаблонами для заполнения.

Сам тендер предполагает разработку заявки по конкретному брифу с учетом региональной специфики. Получив ответное письмо с предложением, клиент анализирует его, сравнивает с конкурентами и выбирает лучший вариант.

На этапе повторного тендера можно адаптировать инициативу к изменившимся условиям: например, механике, каналам, географии, kpi, профилям, срокам реализации. Недовольство действующим подрядчиком и необходимость его замены также могут привести к повторным торгам.

При выборе подрядчика следует ориентироваться на географическое положение, наличие необходимой квалификации и успешных кейсов, достаточное количество ресурсов для реализации проекта, оптимальное соотношение цены и качества и предоставление полного пакета документов.

В соответствии с Татьяна Скубацкая, руководитель отдела выездного внедрения АДВ: Отмена тендеров чаще всего связана с внешними факторами, на которые агентство как подрядчик не может повлиять: «Это могут быть экономические, политические, социальные изменения, в результате которых клиенты вынуждены отменить запланированные маркетинговые мероприятия, заморозить или перераспределить бюджеты». «Дорожная карта», по мнению эксперта, скорее влияет на исход тендера, чем на его отмену, поскольку позволяет качественно оценить необходимые ресурсы и бюджеты для реализации проекта, а также показывает глубину опыта агентства.

Планирование и оценка проекта

Планирование является наиболее важным процессом и должно быть выполнено в самом начале, чтобы обеспечить качество проекта. На каждом этапе должны быть определены ресурсы, задачи, зоны ответственности, сроки и результаты. Роман Кореневский считает, что трудности могут возникнуть на любом этапе, но, как правило, если будущие партнеры успешно прошли этапы тендера и стратегического планирования, то в будущем не только один совместный проект будет успешным, но и стороны станут надежными партнерами надолго.

Оценка происходит по нескольким направлениям: бюджет, бизнес-цели, качество обслуживания, менеджмент. В случаях применения показатели KPI формируются до запуска проекта и основываются на его ключевых целях. Перед началом необходимо расставить приоритеты целей, зафиксировать критерии оценки и формы для заполнения, а также согласовать условия начисления ключевых показателей и бюджетных платежей.

Kpi делятся на две категории. Количественные показатели представляют результат в единицах измерения – к ним относятся различные показатели эффективности.

Финансовое и юридическое сопровождение проекта

Сделка завершается только после взаимного аудита. Предоставляемые документы помогают оценить надежность сторон и принять решение о совместной деятельности. Затем стороны согласовывают условия сотрудничества и заключают договор. Итоговый отчет служит подтверждением сделки, а закрытие сопровождается расчетом сумм за выполненные работы и подписанием закрывающих документов.

Для фиксации ставок или тарифов на комплекс предоставляемых услуг на срок действия договора используются прейскуранты (ТЦ). Они также служат руководством при создании предварительных бюджетов. При разработке прейскурантов они основываются на официальных исследованиях рынка, опросах и результатах тендеров. На изменение РД влияют уровень инфляции, размеры минимальной заработной платы и стоимости жизни, тарифы ЖКХ, средняя заработная плата.

Татьяна Скубацкая выделяет 3 ключевых преимущества прейскурантов: регулирование ценообразования, скорость расчетов, дизайн комплексных решений. По словам эксперта, прейскурант обычно строится на основе систематического изучения рыночных цен на ключевые статьи бюджета: он позволяет регулировать ценообразование с соблюдением базовых принципов среди поставщиков услуг на широкой географии. «Важно делать ежегодные снимки цен на рынке, чтобы понимать тенденции изменений и своевременно реагировать на них», — добавляет Татьяна Скубацкая. — Прейскурант как инструмент позволяет быстро рассчитать сметные бюджеты пакетных проектов, что помогает сэкономить как свои, так и партнерские ресурсы, поскольку основные затраты уже зафиксированы в документе. Также с помощью прейскуранта можно играть на уровне дизайнера: предлагать разные варианты бюджета для разных вводных брифов.