Особенности работы с рынком Казахстана | Статьи

Ивент-агентство Tangerine Fox существует с 2016 года и специализируется на создании умных мероприятий, которые помогают компаниям улучшить бизнес-процессы и повысить узнаваемость HR-бренда. По большей части наши клиенты — это IT-компании, заинтересованные в организации мероприятий или построении команды для повышения мотивации сотрудников (особенно, если команда распределена). Мы проводим мероприятия как в России, так и за рубежом, а в 2022 году впервые смогли поработать в Казахстане. В данной статье речь идет об опыте организации крупного публичного мероприятия в другой стране и особенностях организации мероприятия в Нур-Султане.

ADP Vibe Fest в столице Казахстана

В 2022 году к нам поступил запрос на организацию и проведение оффлайн имиджевого мероприятия для клиентов и партнёров – ADP Vibe Fest для ТРЦ Abu Dhabi Plaza в Нур-Султане. Это фестиваль с танцевальными мастер-классами, выступлениями артистов, кинотеатром под открытым небом и другими развлечениями и одним из значимых событий столицы Казахстана. Глобальная цель фестиваля — увеличить посещаемость торгового центра и сделать его популярным, поэтому максимальное количество посетителей нам не давалось, но мы понимали, что речь идет о десятках тысяч человек. То же самое касается и сроков: сначала фестиваль планировали провести четыре недели, но в итоге ограничились двумя.

У агентства была одна глобальная задача: увеличить посещаемость и посещаемость торгового центра. Согласно концепции, заказчик просил организовать кинотеатр под открытым небом и сделать яркий массовый финал фестиваля.

Поскольку в 2022 году ADP Vibe Fest должен был проходить во второй раз, нам было важно, с одной стороны, продолжить эту летнюю традицию, а с другой – предложить новую яркую концепцию, которая могла бы стимулировать приток посетителей. . Здесь мы исходили из целевой аудитории: гости ТЦ – это самые разные люди, от семей с детьми до подростков, поэтому идея летнего кинотеатра с любимыми фильмами была очень в теме, да и в финале В фестиваль мы решили включить выступления популярных казахстанских групп «Молданазар» и «Абдр».

Задачи фестиваля

«Мандариновая Лиса» с помощью местных подрядчиков обеспечила инфраструктуру фестиваля: сначала мы построили пространство летнего кинотеатра с пуфами и забором и организовали доступ на фестиваль по чекам после покупки в ТЦ. Затем мы собрали сцену для выступления артистов и настроили трансляцию на внешних экранах ТЦ. Мы брендировали все зоны: стенды для плакатов, пуфы для зрителей, браслеты управления, изготовили мерч для промоперсонала. В программу летнего кинотеатра вошли казахские фильмы, мультфильмы и советские комедии – они демонстрировались на двух языках с субтитрами. Мы приобрели лицензии на все фильмы у правообладателей, чтобы обеспечить легальный показ.

Также нам предстояло подготовить помещения технического оборудования и организовать работу пожарной службы и службы скорой помощи.

Как работать с местными подрядчиками

Сегодня Казахстан является одним из перспективных направлений для российских компаний, но для «Мандариновой Лисы» это был первый опыт. Здесь мы столкнулись с вполне обычными трудностями управления проектом в другой стране, но со своей интересной спецификой.

1. Накануне мероприятия мы написали официальные письма в акимат (городская администрация в Казахстане) с просьбой одобрить проведение для нас массового мероприятия. Нам нужно было получить их подпись на всех наших бумагах, но они не только все за нас подписали, но даже установили государственные фан-барьеры для мероприятия. Спасибо!
2. Как общаться с государственными органами? Выдохните, поймите, что быстро это не произойдет. Мы взяли все контакты с сайта и сначала по телефону уточнили, как оформить официальное письмо, затем отправили его и долго получали ответ «ждите». Мы очень переживали, что не получим одобрения или ответа до запуска, но всё обошлось.
3. Как найти подрядчиков в Казахстане? Во-первых, Гугл. Во-вторых, в стране есть свои сервисы классификации – например, olx.kz, где можно найти исполнителей для различных задач. Но мероприятие — это все же специфическая сфера, поэтому мы использовали все доступные каналы коммуникации: профессиональные чаты, поиск в Интернете, расспрашивали друзей и не стеснялись спрашивать рекомендации у клиента.
4. Работа с казахстанскими подрядчиками напоминает работу с российскими регионами: рынок небольшой, количество доверенных специалистов одинаковое, все друг друга знают, и это накладывает отпечаток на ценообразование и поиск необходимого.
5. Кстати, по поводу кадров: в Казахстане люди начинают работать аниматорами, администраторами, промоутерами с 14 лет, что для Москвы нонсенс. Логично, что для проведения какого-то важного мероприятия им может просто не хватить знаний и опыта.
6. Это нормально, что ведущий работает не по брифу: если он считает, что шутка смешная, ему не страшны никакие запреты со стороны клиента, ведь он главный на сцене. Такого мы давно не встречали на российском event-рынке.
7. Будьте готовы к тому, что в смете могут отсутствовать уточнения, и подрядчик принимает решение на месте, не уведомляя заказчика.
8. Что касается оплаты: часто принимают наличными, на карту, как хотите, только не по счету. Потом мы открыли в Ереване компанию специально для международных проектов, и стало намного проще. Здесь нам пришлось привлечь финансовую команду и буквально бегать по банкоматам. Мы везли на площадку пачки денег, потому что артисты наотрез отказались от рублевых переводов и незнакомых платежных систем. Итак, как оплатить услуги? В идеале – наличные. Или иметь зарубежный счет и платить в долларах. Теперь у нас есть ООО «Мандаринфокс» и оплата больше не проблема.
9. Во многих отношениях соглашения заключаются посредством рукопожатия. Думаю, многие процессы можно было бы оптимизировать и ускорить, если бы общение осуществлялось не из Москвы, а от представителей какой-нибудь казахстанской компании: местному всегда проще договориться с местным.
10. Где происходит общение? В основном в мессенджерах WhatsApp и Telegram.

Результат

За две недели фестиваля мы показали 12 фильмов, а в день выступления артистов торговый центр собрал рекордное количество людей за всю историю своего существования. Что-то интересное: мы обошли все банкоматы российских банков, существующие в Нур-Султане, эвакуировали одну палатку с мороженым на время концерта, чтобы комфортно разместить фан-зону перед сценой. В конце концов мы уговорили всех артистов выступить, хотя это стоило нам дорого: прямо накануне выступления отель подвел, поместив звезду на пол прачечной, а из-за влажности там было очень много комаров. Артист поехал в самый дорогой отель города, за который мы, конечно же, заплатили за него, а потом долго извинялся и всячески проявлял заботу, чтобы сгладить недоразумение.

Для команды это было отличное приключение со множеством неожиданных деталей. Мы довольны результатами ADP Vibe Fest 2022 и благодарны всем, кто помог их достичь. В результате все задачи были выполнены, и мы еще раз убедились, что реализация масштабных проектов за рубежом – наша особая любовь.