Пресс-тур: инструкция по применению

Как бренду быстро и эффективно наладить дружеские отношения с журналистами и получить сильный материал? Пресс-тур – это то самое PR-мероприятие, которое закроет цели и задачи компании. Ведь присутствие журналиста на месте, погружение его в атмосферу мероприятия – все это поможет раскрыть бренд и его ценности. Когда автор вовлечен в процесс, статья получается живее и интереснее, а освещение в СМИ увеличивается втрое.

О том, как эффективно спланировать пресс-тур, рассказала Влада Кондрахова, PR-специалист коммуникационного агентства MSPR.

Определить цели и задачи пресс-тура

Первое, что нужно сделать при планировании – это определить цели и задачи пресс-тура. Детально проработайте, что компания хочет получить в результате.

Например, целями тура могут быть:

• повысить узнаваемость и престиж мероприятия/компании;
• повысить лояльность к бренду;
• улучшить дружеские отношения со СМИ.

Примеры задач:

• информировать общественность о мероприятии/релизе нового продукта;
• привлечь внимание к проблеме;
• увеличивать объем продаж.

Обязательно согласовывайте и обсуждайте каждый пункт с бренд-менеджером. Это важно по нескольким причинам.

Во-первых, компания должна соответствовать ожиданиям пресс-тура тому, что происходит на самом деле.

Во-вторых, в ходе обсуждения можно выявить дополнительные задачи, которых изначально не было. Например, при обсуждении мероприятия, посвященного науке, мы поняли, что для заказчика важны еще две подзадачи: освещение деятельности одной организации и повышение цитируемости конкретного спикера. Такие подзадачи появляются только в процессе обсуждения.

Когда цели и задачи сформулированы, можно подготовить программу и выбрать соответствующие СМИ.

Аккредитация журналистов

Чтобы подобрать лояльный пул, недостаточно просто обратиться в редакцию. Вам нужно провести тщательный анализ, кто именно пишет на вашу тему, кто ее сжигает. Высший пилотаж – найти личные контакты журналиста и увлечь их своим мероприятием.

Были ситуации, когда редакция отказывала, а мы приходили от конкретного автора и получали положительный ответ.

Как увлечь корреспондента?

После того, как мы подобрали пул лояльных СМИ, составляем письмо-приглашение:

• В теме письма важно сразу указать, что это пресс-тур. Если поездка в известное туристическое место, это также необходимо указать в названии.
• В теле письма — расписать программу, человек должен понимать, что его ждет, с одной стороны. С другой стороны, эта программа должна его увлечь.
• Четко укажите: когда, куда и на сколько времени вам предстоит ехать.
• Сразу — прописать, что нужно для аккредитации и срок подачи заявок.
• Мы указываем, что все расходы покрыты.
• Если есть красивые фото места, где будет проходить мероприятие, прикрепляем.

Но это не все. После отправки начинаем вызывать СМИ. Письмо может потеряться, попасть в спам. Нам необходимо идентифицировать себя и лично ответить на все вопросы. Если что-то смущает журналиста, мы стараемся развеять его сомнения. Если нам отказывают, мы спрашиваем, почему. Часто на причины можно повлиять. Итак, мы выяснили, что один корреспондент отказался из-за неудобного времени вылета. Организация отдельного трансфера на другой день решила проблему. Автор попал в пресс-тур.

Чаще всего при первом звонке нам говорят: «Мы подумаем». При этом уточняем, когда можно перезвонить и не терять контакт из виду.

Организация путешествий

Задачи намечены, пул журналистов сформирован – пора отрабатывать поездку. Важно помнить: пресс-тур — это сочетание работы и новых впечатлений. Мы, как PR-агентство, должны обеспечить комфорт на каждом этапе.

Выбираем удобный трансфер, смотрим включено ли питание. Даже если это короткая поездка, необходимо обеспечить еду и напитки для приглашенных. Статья расходов небольшая, но приятная. Важно заботиться об их комфорте и показывать, что их комфорт важен для вас.

В программе должен быть совместный обед или ужин. Выбираем для этого колоритный местный ресторан. Здесь мы можем создать дружескую теплую атмосферу, где у журналистов будет возможность познакомиться друг с другом и узнать вас поближе. Хорошо, если представителю компании удастся выбраться на эту встречу, чтобы поприветствовать всех.

Когда мы формируем маршрут, мы стараемся организовать экскурсию. Даже небольшая обзорная прогулка будет кстати. Новые впечатления станут приятным дополнением к рабочей поездке. Получается комбинация 70 на 30: журналисты большую часть времени работают, но мы также заботимся об их досуге.

Бывает, что программа настолько насыщена событиями, что на экскурсию не остается времени. Так было во время нашей поездки на Кольский полуостров. И тут мы нашли выход: за 15 минут доехали до красивого места, где смогли перевести дух и сделать несколько памятных фотографий.

Эксклюзивный

Журналисты в первую очередь гонятся за уникальной информацией. Если вы сможете устроить эксклюзивное интервью с представителем компании, статья о вашем мероприятии получится еще лучше.

В эту поездку пиарщики отправляются не только как организаторы, но и как помощники СМИ. О комфорте нужно думать до мелочей. Относитесь к ним с теплотой и любовью, стройте качественные дружеские отношения.

На заметку пиарщику!

Группа в мессенджере станет помощником PR-менеджера. В нее нужно добавить всех участников пресс-тура. В чате можно быстро обсудить организационные вопросы, а также сформировать узкое сообщество с дружеской атмосферой. Также здесь удобно делиться PR-документами. Мы создаем отдельную папку, куда помещаем все материалы: биографию спикеров, информацию о мероприятии, ориентацию, согласованный пресс-релиз, а после мероприятия — пост-релиз и фотографии. Фиксируем ссылку в группе.

Будьте готовы к неожиданным поворотам. За день до поездки часто приходят отказы. При этом не отказывайте тем, кому не хватает места. Будьте честны, хотя в настоящее время свободных мест нет, вы свяжетесь с ними, если освободится свободное место.

Заранее поговорите с авторами тем, которые не следует поднимать. Даже самые лояльные СМИ могут непреднамеренно задать неправильный вопрос. После тура не теряем связь: поздравляем участников тура со всеми праздниками.

И помните: главное в организации пресс-тура – ​​с теплотой и любовью относиться к журналистам. И тогда они ответят вам взаимностью.