Сезонность в сувенирном бизнесе: как справиться с пиком продаж в праздничные дни

Сезонность, связанная с изменением спроса на товары или услуги в течение года, влияет на продажи во многих сферах бизнеса: сувениры, туризм, рестораны и другие.

Александр Байбулов, создатель брендов Cofer и Bplanner, основатель каталога бизнес-подарков и мерча «Топкаталог», рассказал о стратегиях, которые помогут справиться с пиковой нагрузкой в ​​праздничные дни.

Какой сезон считается пиком сувенирного бизнеса?

Опыт мировых компаний, в том числе и моей, показывает, что пиковый период продаж, к которому нужно основательно подготовиться, — это новогодний сезон. Причем этот период находится в активной фазе на протяжении всего четвертого квартала, то есть последних трех месяцев года. Даже с сентября уже ощущается увеличение нагрузки на все операционные подразделения компании, поскольку около 50% товаров отгружается в последнем квартале, перед Новым годом.

Накануне гендерных праздников – 8 марта, 23 февраля – тоже наблюдается определенный всплеск продаж, но он не столь чрезмерен. Как правило, в эти праздники, в отличие от новогоднего сезона, компании легко справляются с нагрузкой.

Чтобы подойти к пику продаж в полной готовности, эффективно пройти этот период и получить достойный доход, следует обратить внимание на четыре важных аспекта работы компании.

Подготовка персонала к сезонным нагрузкам

Персонал – одно из самых сложных и важных направлений в организации работы компании. Во-первых, сложно спрогнозировать, каким именно отделам и подразделениям потребуются сотрудники в период отпусков. Во-вторых, нужно точно определить время на обучение персонала. Для производственного работника это займет 4-6 недель, для офисного работника — 2-3 месяца, для руководящего состава — 3-6 месяцев. Это время нужно для того, чтобы сотрудники продемонстрировали достойную эффективность работы в самые загруженные часы.

Важно, чтобы сотрудники не работали на 100 процентов в течение года, поскольку есть большая вероятность, что к праздникам они выгорят. А это приведет к потере эффективности, ошибкам и конфликтным ситуациям. Оптимально, чтобы сотрудники работали на 70–80 процентов от своего пикового уровня производительности до четвертого квартала. Максимум должны включить в конце года.

Если мы говорим о бизнесе, который растет и развивается, то помимо сезонной нагрузки существует стандартная нагрузка, связанная с развитием компании: открываются новые подразделения и направления, происходят другие важные бизнес-процессы. Как подготовить компанию к пиковым продажам в таких условиях?

Прежде всего нужно оценить бизнес, смоделировать его на момент сезона (то есть четвертого квартала) и понять, какие подразделения нуждаются в усилении. Например, в некоторых областях может быть только один сотрудник. Это направление однозначно необходимо усилить, добавив дополнительного сотрудника или объединив его с другим отделом. Также можно подумать, где найти специалиста на замену в случае чего.

Причем случаи могут быть самые разные: от ухода работника на больничный до его увольнения. Представьте, что в разгар сезона заболел единственный или очень важный сотрудник – это обязательно приведет к большим проблемам в бизнесе. Поэтому на протяжении года необходимо поддерживать кадровый состав в таком состоянии, чтобы всегда был резерв кадров на случай форс-мажорных обстоятельств.

Кроме того, во время сезонных праздников вы можете воспользоваться аутсорсингом. Например, в компании «Топкаталог» в 2023 году было принято решение сформировать штат специалистов по продуктам в сферах, работающих удаленно, что позволяет платить специалистам исключительно за результат. Когда нужно производить максимум новой продукции, достаточно просто усилить это направление. А когда времена более-менее спокойные, компания может сэкономить на выплатах таким специалистам. То же самое касается дизайнеров и менеджеров по продажам, которые могут подключиться именно к пиковому сезону. Таких сотрудников нанимают по срочному контракту на несколько месяцев.

Что касается производства, то иногда может возникнуть необходимость ввести посменный график, открыть ночные смены или добавить один или несколько рабочих часов, оплачиваемых сверх нормы. Регулируя производственные операции, можно эффективно преодолеть критические сезонные точки.

Подготовка инфраструктуры к праздничным нагрузкам

Чтобы успешно преодолеть сезонные нагрузки, важно подготовить инфраструктуру: офисные и складские помещения. Например, если руководство компании понимает, что накануне больших праздников штат увеличится, то лучший вариант — подключиться к коворкингам. В таких пространствах есть все необходимое для комфортной работы: рабочие зоны, доступ в Интернет, переговорные комнаты и места для отдыха.

Можно использовать гибридный формат работы, когда часть сотрудников работает удаленно, в так называемых домашних офисах. Для решения важных вопросов вы можете встречаться в коворкинге, а большую часть рабочих задач выполнять дома. Это позволит сэкономить на аренде помещения: зачем арендовать дорогой офис для временных сотрудников, которые после выполнения сезонной нагрузки уйдут, получив оплату по факту работы?

Также необходимо позаботиться о складских помещениях. Скорее всего, вам потребуется арендовать склады временного хранения для бракованной или маловостребованной продукции, которая накапливается с течением времени. Такую продукцию имеет смысл переместить на склады временного хранения до окончания курортного сезона. А на основных направлениях нужно разместить востребованную продукцию, которая будет на пике продаж накануне тех же новогодних праздников.

Где найти финансирование для подготовки к сезонным праздникам

Финансовый вопрос – один из самых важных. Необходимо заранее найти средства, чтобы можно было заранее закупить подходящий товар и нанять недостающий персонал на сезон, чтобы максимизировать прибыль в четвертом квартале и даже в начале следующего года. Возобновляемые кредитные линии (РКЛ) могут стать полезным рабочим инструментом в этой ситуации. Уже ближе к сезону появляются овердрафты, действующие несколько месяцев. Овердрафты желательно брать в августе-сентябре, а ПО – в первом или втором квартале.

Конечно, об увеличении своих финансов нужно задуматься в самом начале года или даже в конце предыдущего, чтобы вовремя использовать средства. Важным моментом здесь является планирование бюджета. Компания должна понимать, сколько денег понадобится на сезонные каникулы, чтобы обеспечить себе финансовый резерв на приобретение продукта.

Под товаром я подразумеваю новинки, поскольку сувенирная продукция – это всегда что-то новое. Рынок постоянно требует новой продукции, то есть каждый год нужно выпускать в продажу что-то свежее. Важно, чтобы новинки были не только на складе, но и у дилеров, которые будут их распространять.

Средний цикл вывода нового товара на рынок, если товар производится в Китае (или другой зарубежной стране), составляет примерно 9-10 месяцев. Если производство российское, то 4-5 месяцев. Поэтому уже в четвертом квартале идет подготовка новинок на следующий год, чтобы продукция активно реализовывалась в нужное время, то есть фактически через год.

Нужно уметь работать с ассортиментом. Например, в уходящий сезон предложите скидки на непроданный товар, чтобы быстрее вернуть вложенные деньги. Вы можете создавать наборы товаров, включающие как востребованные товары, так и менее популярные, которые вместе будут хорошо продаваться. То есть важна глубокая и содержательная работа с ассортиментом товаров.

Как организовать маркетинговую работу перед пиковым сезоном продаж

Маркетинговое направление активно все 9 месяцев с начала года и до наступления курортного сезона. От эффективности работы маркетологов в сувенирной отрасли напрямую зависит, будет ли пик продаж или нет. Поэтому важно, чтобы отдел маркетинга имел как можно больше информации, в том числе от менеджеров по продукту, отделов закупок и руководства компании. На основе этой информации формируются рекламные кампании и другие мероприятия по продвижению продукции.

Маркетинг – это отрасль, которая постоянно развивается и зависит от тенденций. Даже если маркетинговый план разработан и утвержден, без ситуативности и интуитивности в этой сфере все равно не обойтись. Ситуационный маркетинг предполагает проведение рекламных мероприятий, создание полезных интеграций и коллабораций. Поэтому важно, чтобы маркетологи знали обо всем, что происходит в компании и есть в новостной повестке.

Если компания выбрала стратегию продаж через дилеров, то важно, чтобы с ними были построены доверительные, почти дружеские отношения. Для этого также можно организовывать тематические встречи, например, два раза в год: в самом начале и перед пиком сезона. Это необходимо дилерам для ознакомления с новинками продукции, обмена информацией и предоставления обратной связи по работе с партнером. Конечно, подобные мероприятия эффективны и должны проводиться регулярно.

Какие цвета сувениров будут в тренде в предстоящем праздничном сезоне?

Выбор цвета, который будет лучше всего продавать товар – сложная и ответственная задача в сувенирной индустрии. Никогда не знаешь точно, какие оттенки будут востребованы в ближайшем будущем. Возникают определенные тенденции в цветах, но через некоторое время они проходят и появляются следующие.

Когда дело доходит до выбора цвета, в настоящее время мы используем опыт, основанный на истории продаж. Но в будущем мы планируем опираться на четкие математические формулы, которые помогут нам принимать такие решения.

Например, в этом году мы делаем ставку на красный цвет, поскольку видим, что этот цвет становится все более популярным. Честно говоря, мы учли растущую популярность красного цвета в своей тактике закупок на текущий год.

Чистый белый цвет также всегда важен и необходим в индустрии B2B. Потому что если нет продукта с подходящим оттенком, то берут белый. Это как чистый лист бумаги, на который можно нанести что угодно, в том числе логотип любого цвета. Поэтому белый цвет всегда должен присутствовать в цветовой гамме изделий.

Что касается цветов Pantone, то они поздно приходят в сферу B2B. Например, в этом году довольно популярен фиолетовый цвет – фуксия. Но вряд ли большинство компаний сувенирной индустрии выберут его в качестве основного.

С точки зрения дизайна базовые цвета в России — белый, красный, синий и черный. Хотя в последние 10 лет наметилась тенденция к индивидуальности и самоопределению – компании зачастую выбирают совершенно разные цвета для своих логотипов и корпоративного стиля.

Мы придерживаемся той же тактики. Каталог компании изначально был ориентирован на разноцветную продукцию. Например, кофе – наш флагман – имеет более тридцати цветов и оттенков. С одной стороны это преимущество, а с другой определенная сложность. Потому что не все цвета продаются одинаково. Мы больше ориентируемся на базовые цвета, но по-прежнему поддерживаем редкие оттенки, такие как бирюзовый или сиреневый.

В целом, подготовка персонала и инфраструктуры, своевременный поиск финансирования и грамотная маркетинговая стратегия помогут вам подготовиться к пику продаж в праздничные дни и получить достойную прибыль. Данная бизнес-стратегия применима не только к сувенирному бизнесу, но и к другим аналогичным сферам торговли.