Деньги пришли? Как уведомлять менеджеров о клиентских платежах и чтобы их не передавали

«Есть ли способ перестать быть незаменимым связующим звеном между банком и командой?» — как основатель рекламного агентства Flate Digital я часто задавал себе этот вопрос.

В общем, есть 2 основные задачикоторые важны для команды агентства:

1. Узнайте, какие клиенты оплатили счета и когда.
2. Оплачивайте счета за работу над проектами, в нашем случае это рекламные бюджеты и программное обеспечение.

Сегодня остановимся подробнее на первом пункте.

Как мы работали раньше?

Проекты выставляли и отправляли счета клиентам через EDI, а они их оплачивали. Но скорость оплаты зависела от клиента. Например, «Платим только по средам и во вторую фазу растущей луны».

Поэтому платежи приходили случайным образом, и проектам нужно было постоянно уточнять, пришел ли платеж от ООО «Ромашка»?

Каковы решения?

1. Дайте доступ к банку всем желающим.
2. Делегируйте задачи уведомителя бухгалтеру.
3. Создайте своего собственного чат-бота с блэкджеком и пользовательскими уведомлениями.

Я выбрал последний вариант. Сейчас я вам пошагово расскажу, как это сделать самому, а главное — бесплатно.

Вот так выглядит общая схема оповещения:

А теперь более подробно.

Мы работаем с Модульбанком, у которого есть открытый API для некоторых функций. К ним относится отслеживание входящих и исходящих платежей.

С помощью API можно получать информацию от сервиса (банка), минуя личный кабинет.

Это несложно, даже я, гуманитарий, смог разобраться. Давайте начнем!

1. Получите ключи доступа к API

Это нужно для того, чтобы сервер банка понял, что это мы с ним связываемся, что нам можно доверять и передавать информацию.

Перейдите в «Настройки» → «Сервисы» → «API банка». Нажмите «Сгенерировать ключ» и сохраните полученную абракадабру.

Большой! У нас есть ключ доступа к нашему банку.

2. Настройте систему уведомлений

Для получения уведомлений и отправки их в Telegram мы используем коннектор make.com. Он соединяет разные сервисы вместе и работает без кода. Находка для гуманитариев, аллилуйя!

1. Регистр.
2. Нажмите «Сценарии» слева в меню слева.
3. Затем нажмите «Создать новый сценарий» в правом верхнем углу.

Теперь мы можем создать скрипт для работы с банковскими уведомлениями. Вот что происходит:

На схеме есть иконка Google Sheets — это нужно для переноса транзакций в таблицу с Финансовым Учетом (PnL). Если вам интересно понять, как это работает, пишите в комментариях или Telegram.

4. Нажмите на плюс и выберите веб-перехватчики → Пользовательский веб-перехватчик. Этот модуль нужен для получения уведомлений от банка.

5. Настройте модуль

• Нажмите Добавить
• Даем имя модулю в колонке Webhook name
• Вставляем API ключ, который получили на первом этапе

• Теперь мы можем убедиться, что ключ рабочий и данные поступают из банка. Для этого щелкните модуль правой кнопкой мыши и выберите «Выполнить только этот модуль».

6. Настройте фильтр уведомлений

Для начала уберем сделки менее 200 руб. Чаще всего это банковские комиссии за платежи. Даже домены сейчас дороже. Так скрипт будет отфильтровывать все, что дешевле 200 рублей, чтобы не беспокоить вас и менеджеров.

• создаем любой модуль после Webhook’а, между ними появляется соединение;
• нажмите на эту ссылку — откроется окно фильтра»;
• в первое поле пишем параметр «{{6.operation.amount}}» — он отвечает за размер транзакции, показывает сколько денег пришло/ушло;
• во втором поле укажите значение фильтра — 200 или другое выбранное вами.

7. Создайте бота Telegram

• Заходим в Telegram-бот @BotFather.
• Пишем ему /newbot.
• Придумайте имя для бота, например, BabkiAgencyName.
• Выберите имя пользователя, оканчивающееся на bot, например, BabkiAgencyNameBot.

Готовый! Говорим «спасибо» отцу и копируем жетон.

8. Подключаем менеджеров к боту

• Для этого нужно узнать Chat id каждого из менеджеров. Просто попросите их написать боту t.me/userinfobot и сообщить вам 6-значный код.

• В Make.com создайте модуль Telegram и выберите «Отправить текстовое сообщение».

• Нажмите «Добавить», придумайте имя и введите родительский токен во второе поле. Теперь мы добавили бота.

• В настройках модуля в поле Chat id вставляем 6 цифр нашего менеджера.
• В текстовом поле введите сообщение, которое вы хотите получить. Например: получено {{6.operation.amount}} от {{6.operation.contragentName}} для {{6.operation.paymentPurpose}}. Вот как это выглядит:

Сообщение можно изменить с помощью переменных, отправляемых API банка в модуль webhook. Вы можете найти параметры в разделе «История», нажав «Операции» в модуле.

• Не забудьте добавить в бота другие проекты.

Проекты и клиенты

Теперь необходимо, чтобы проекты получали уведомления только для своих клиентов.

1. Для ветвления создайте модуль управления потоком и выберите тип маршрутизатора. Вы найдете этот модуль между Webhook и Telegram.

2. Создайте фильтр клиентов. Для этого нажмите на связь между роутером и Telegram — откроется знакомое окно создания фильтра.

3. Теперь настраиваем первый фильтр: БАНКА (параметр {{6.operation.contragentInn}}) равно (числовое равно) 720000000.

4. Через кнопку Добавить правило ИЛИ создайте одинаковые условия для всех клиентов конкретного менеджера проекта и сохраните.

5. Повторите это для других проектов.

Пока я управляю фильтрами вручную, но думаю, что значение ИНН можно получить и как переменную из какой-нибудь таблицы. Когда приходит новый клиент, я просто добавляю ИНН соответствующему менеджеру.

Все готово! Ты сделал это! Осталось дождаться платежей от клиентов и проверить, что проекты получают сообщения.

Ранее у нас уже был опыт автоматизации процессов через чат-ботов. Вот как мы проверяли для массового набора.

Если есть вопросы, пишите в личку или комментарии.